Il self check-in è legale negli affitti brevi?

Solo in parte. L’ospite può arrivare senza che l’host sia lì, ma qualcuno deve comunque verificare la sua identità de visu, cioè confrontare il volto con il documento. Per il Consiglio di Stato (sentenza n. 9101/2025) questa verifica può avvenire anche a distanza, con strumenti che funzionano in tempo reale al momento dell’ingresso. Mandare il documento da casa e ricevere un codice d’accesso non basta.

Qual è il numero giusto della sentenza del Consiglio di Stato?

Consiglio di Stato, Sez. III, 21 novembre 2025, n. 9101. Il numero 5732/2025 che si legge su alcuni siti è il numero di registro del ricorso (R.G.), non quello della sentenza.

La videochiamata vale come identificazione de visu?

Secondo la sentenza n. 9101/2025 l’identificazione può avvenire anche con dispositivi di videocollegamento, purché permettano di accertare in tempo reale che l’ospite sia il titolare del documento. La sentenza non chiede di registrare la videochiamata. Le Questure possono applicare la regola in modo più restrittivo: se hai dubbi, chiedi alla tua.

Entro quanto va inviata la schedina ad Alloggiati Web?

Entro 24 ore dall’arrivo. Solo per i soggiorni che non superano le 24 ore il termine è di 6 ore. Non esiste un termine di 48 ore. La mancata comunicazione è punita con l’arresto fino a 3 mesi o l’ammenda fino a 206 euro (art. 17 T.U.L.P.S.).

Self check-in e keybox negli affitti brevi: cosa è legale nel 2026

Codici d'accesso, cassette per le chiavi, serrature smart: per chi gestisce affitti brevi sono comodi, ma negli ultimi due anni le regole sono cambiate tre volte. Questa guida mette in fila cosa dicono oggi le fonti ufficiali e corregge gli errori che girano su blog e siti di settore.

Cosa dice la legge sul self check-in?

L'art. 109 T.U.L.P.S. chiede a chi ospita due cose diverse, e spesso si confondono:

Identificare l'ospite, cioè verificare che sia davvero la persona del documento.
Comunicare i suoi dati alla Polizia di Stato tramite Alloggiati Web, entro 24 ore dall'arrivo.

Il self check-in tocca il primo punto. Il software che manda le schedine, come Speedy Host, tocca il secondo. Nessun programma che invia dati ad Alloggiati Web fa anche l'identificazione al posto tuo.

Cosa ha deciso il Consiglio di Stato con la sentenza 9101/2025?

Il Consiglio di Stato ha confermato che l'ospite va identificato de visu, anche negli affitti brevi, e che la verifica a distanza è ammessa solo se avviene in tempo reale. La storia in breve. A novembre 2024 una circolare del Ministero dell'Interno ha imposto l'identificazione di persona, mettendo di fatto fuori gioco keybox e check-in da remoto. A maggio 2025 il TAR del Lazio l'ha annullata. Il 21 novembre 2025 il Consiglio di Stato (Sez. III, sentenza n. 9101) ha ribaltato il TAR.

Cosa dice la sentenza, in parole semplici:

l'obbligo di identificare de visu gli ospiti è legittimo e proporzionato;
vale per tutte le strutture, alberghi e affitti brevi allo stesso modo;
la verifica può avvenire anche a distanza, con dispositivi di videocollegamento all'ingresso, purché accertino in quel momento che l'ospite sia il titolare del documento;
non basta che l'ospite mandi il documento da casa e riceva un codice per entrare.

Una nota sul numero: alcuni siti la chiamano “sentenza n. 5732/2025”. È il numero del ricorso, non della sentenza. La citazione corretta è Cons. Stato, Sez. III, 21 novembre 2025, n. 9101 (R.G. 5732/2025).

Le keybox sono vietate?

Dipende da due livelli, che è bene tenere separati.

Il livello nazionale. Non c'è una legge che vieta la cassetta in sé. Ma una keybox che fa entrare l'ospite senza nessuna verifica del documento non rispetta l'obbligo de visu, ovunque tu sia.

Il livello comunale. Alcuni Comuni vietano le keybox sul suolo pubblico, per sicurezza e decoro, con il regolamento di polizia urbana. Lì sono vietate anche se identifichi l'ospite in altro modo. Prima di montarne una, controlla il regolamento del tuo Comune.

Il caso di Firenze: paga chi la usa, non solo chi la installa

Il 27 ottobre 2026 il Comune di Firenze ha comunicato che il tribunale ha confermato la sanzione di 480 euro per una keybox montata sullo stipite di un portone in via Romana, usata per un appartamento in affitto breve. Le motivazioni sono state depositate il 25 ottobre. La Polizia Locale l'aveva sequestrata il 25 febbraio 2025 per violazione dell'art. 20-bis del Regolamento di Polizia Urbana, che vieta questi dispositivi perché evitano il riconoscimento de visu degli ospiti e per decoro urbano.

Tre dettagli da ricordare:

il tribunale ha disposto anche la confisca della keybox;
è stata ritenuta responsabile la referente operativa della società di gestione, che usava la keybox quando non poteva essere presente, anche se non l'aveva installata lei;
la ricorrente è stata condannata a pagare le spese di giudizio.

Vale quindi anche per co-host e collaboratori: chi accoglie gli ospiti con la keybox ne risponde. Le altre regole per chi affitta a Firenze sono nella guida Alloggiati Web Firenze.

Come si fa il check-in da remoto in regola?

Seguendo la sentenza, una verifica a distanza deve avere due caratteristiche: avvenire in tempo reale e permettere di confrontare il volto con il documento al momento dell'arrivo. Nella pratica:

Videochiamata all'arrivo, con l'ospite davanti alla porta e il documento in mano, prima di dargli il codice o la chiave.
Dispositivi all'ingresso (videocitofono o spioncino digitale) che ti permettono di vedere chi entra, in quel momento.

La sentenza non chiede di registrare la videochiamata. Registrare volti e documenti crea un nuovo archivio di dati personali, e il Garante Privacy chiede il contrario: tenere meno dati possibile. Anche i sistemi di riconoscimento facciale trattano dati biometrici, che il GDPR protegge in modo particolare. Valutali con un consulente prima di adottarli.

Le Questure possono applicare la regola in modo più rigido. Se hai dubbi su un metodo, chiedi alla tua.

E la foto del documento?

Non serve tenerla, e non devi. Con il comunicato del 29 aprile 2026 il Garante Privacy ha chiarito che l'obbligo di comunicare gli ospiti non autorizza a conservare foto o fotocopie dei documenti. Il Garante cita le foto con lo smartphone e i documenti chiesti su WhatsApp come pratiche rischiose. Dopo l'invio ad Alloggiati Web le copie vanno cancellate. Si conserva solo la ricevuta del portale, per cinque anni.

Se affitti su Airbnb, dal 20 novembre 2026 vale anche la sua nuova regola sui dati degli ospiti: trovi cosa scrivere nell'annuncio nella guida Airbnb dal 20 novembre.

Gli errori più comuni che girano online

“Il self check-in è pienamente legale.” Solo se qualcuno verifica l'identità de visu, anche a distanza ma in tempo reale. E alcuni Comuni vietano comunque le keybox.
“Basta caricare il documento prima di consegnare le chiavi.” È proprio la pratica che la sentenza giudica non sufficiente.
“Dal 2026 c'è un nuovo obbligo di identificare l'ospite.” Non è nuovo: viene dall'art. 109 T.U.L.P.S. La sentenza lo ha confermato.
“Hai 48 ore per inviare la schedina.” No: 24 ore, e 6 ore solo per i soggiorni che non superano le 24 ore.
“La multa è di 200–600 euro a ospite.” No: la mancata comunicazione è una contravvenzione punita con l'arresto fino a 3 mesi o l'ammenda fino a 206 euro (art. 17 T.U.L.P.S.). Le sanzioni comunali sulle keybox sono un'altra cosa.
“Mandami il documento su WhatsApp.” È quello che il Garante sconsiglia.

Cosa fa Speedy Host, e cosa no

Speedy Host si occupa del secondo obbligo: mandare i dati degli ospiti ad Alloggiati Web e ai portali ISTAT. L'ospite compila un modulo dal telefono con i soli dati della schedina, senza foto del documento, e tu approvi l'invio dentro le 24 ore.

Speedy Host non identifica l'ospite e non rende “a norma” una keybox: la verifica de visu, di persona o in videochiamata, resta a te.

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Fonti ufficiali

Le informazioni normative e locali di questa guida sono state verificate su queste fonti il 27 ottobre 2026. Procedure, uffici e importi possono cambiare: in caso di dubbio fa fede la fonte.

Domande frequenti

Il self check-in è legale negli affitti brevi?: Solo in parte. L’ospite può arrivare senza che l’host sia lì, ma qualcuno deve comunque verificare la sua identità de visu, cioè confrontare il volto con il documento. Per il Consiglio di Stato (sentenza n. 9101/2025) questa verifica può avvenire anche a distanza, con strumenti che funzionano in tempo reale al momento dell’ingresso. Mandare il documento da casa e ricevere un codice d’accesso non basta.
Le keybox sono vietate?: Non esiste un divieto nazionale della cassetta in sé, ma una keybox che fa entrare l’ospite senza alcuna verifica non rispetta l’obbligo de visu. Inoltre alcuni Comuni le vietano sul suolo pubblico con il regolamento di polizia urbana: a Firenze l’art. 20-bis le vieta per sicurezza e decoro, e il tribunale ha confermato una sanzione di 480 euro con confisca del dispositivo.
Qual è il numero giusto della sentenza del Consiglio di Stato?: Consiglio di Stato, Sez. III, 21 novembre 2025, n. 9101. Il numero 5732/2025 che si legge su alcuni siti è il numero di registro del ricorso (R.G.), non quello della sentenza.
La videochiamata vale come identificazione de visu?: Secondo la sentenza n. 9101/2025 l’identificazione può avvenire anche con dispositivi di videocollegamento, purché permettano di accertare in tempo reale che l’ospite sia il titolare del documento. La sentenza non chiede di registrare la videochiamata. Le Questure possono applicare la regola in modo più restrittivo: se hai dubbi, chiedi alla tua.
Entro quanto va inviata la schedina ad Alloggiati Web?: Entro 24 ore dall’arrivo. Solo per i soggiorni che non superano le 24 ore il termine è di 6 ore. Non esiste un termine di 48 ore. La mancata comunicazione è punita con l’arresto fino a 3 mesi o l’ammenda fino a 206 euro (art. 17 T.U.L.P.S.).